Wie Equans Schweiz mit EasyVideo die Produktionszeit für Videos um 50 % gesenkt hat

Dieses Interview wurde auf Deutsch geführt.

Bei Equans Schweiz verantwortet Paul-Pierre Egli den Bereich Learning & Development und unterstützt die Erstellung von E-Learnings für ganz unterschiedliche Zielgruppen im Unternehmen. Er ist ausgebildeter Pädagoge mit einer Weiterbildung im Lerncoaching und seit rund 30 Jahren im Bildungsbereich tätig, die letzten 10 Jahre davon in der Erwachsenenbildung und Personalentwicklung.

Diese Erfahrung hat ihm einen klaren Blick dafür gegeben, wo klassisches E-Learning an seine Grenzen stößt. Es funktioniert gut, wenn Wissen Menschen an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten erreichen muss und Inhalte einheitlich bleiben sollen. Schwächen zeigt es beim Behalten, beim Transfer in den Arbeitsalltag und in der starken Abhängigkeit von geschriebenem Text. Video löst vieles davon – deshalb begann Equans Schweiz während Corona, Schulungsvideos zu produzieren. Das Problem war der Aufwand pro Video. Mitarbeitende wurden vor der Kamera gefilmt, das Material von Hand geschnitten und Übersetzungen kamen als Untertitel dazu. „Brutal zeitaufwendig“, sagt Paul-Pierre.

Heute startet er mit einer PowerPoint-Präsentation statt mit einer Kamera. Er importiert die Präsentation in EasyVideo, die Sprechernotizen werden zum Sprechertext für einen KI-Avatar, und nach etwa einem halben Tag Animation ist das Video bereit für einen Kurs. Früher brauchte er für ein einziges Video mehr als einen ganzen Arbeitstag. „Bei den letzten Projekten lief alles automatisch und sogar noch schneller“, sagt er. „Und die KI verändert auch den Text in den Sprechernotizen. Sie passt ihn an, und die Qualität ist super.“

Equans Schweiz filmte eigene Mitarbeitende und schnitt das Material von Hand zusammen.

Die Videoarbeit begann aus einem bekannten Grund. „Dieses ganze Thema Video kam im Zusammenhang mit Corona auf“, erinnert sich Paul-Pierre. „Wir haben angefangen, Videos zur Schulung von Mitarbeitenden zu produzieren, und tatsächlich interne Leute vor die Kamera gestellt, die dann etwas präsentiert haben, und das in einem Videoschnittprogramm zusammengeschnitten.“

Für damals war das eine praktikable Lösung. Es war aber auch viel Aufwand für ein einziges Video. Die Produktion dauerte meist mehr als einen ganzen Arbeitstag. Die Freigabe kam noch dazu: Mehrere Stakeholder prüften jedes Video, und das Hin und Her zwischen ihnen konnte den Zeitplan um Wochen verlängern.

Die Übersetzung brachte eine weitere Ebene ins Spiel. Equans Schweiz braucht Schulungsinhalte oft auf Deutsch, Französisch und Italienisch, und Untertitel waren der einzige Weg dahin. Überzeugt hat Paul-Pierre das Ergebnis nicht. „Vor allem die Übersetzungen im Nachhinein, mit Untertiteln, das war auch nicht wirklich optimal“, sagt er. „Denn wenn man gleichzeitig Untertitel lesen und etwas auf einer Folie verfolgen muss, ist das anspruchsvoll.“

Die größere Hürde war aber die Pflege. Schulungsinhalte ändern sich, wenn sich ein Prozess ändert, und die alte Produktionskette machte das teuer. Ein einziger korrigierter Satz bedeutete eine Neuaufnahme, also veralteten Inhalte schneller, als man sie aktualisieren konnte. Paul-Pierre bringt es auf den Punkt: „Jede kleine Änderung war ein Riesenaufwand.“

Er lässt sich das Ausgangsmaterial als PowerPoint-Präsentation geben, importiert sie in EasyVideo und lässt die Sprechernotizen den Sprechertext liefern.

Das meiste Wissen, das er in Schulungen verwandelt, existiert bereits irgendwo im Unternehmen – und zwar meist als Folien. Also hat er das Dateiformat zur Bedingung gemacht. „Wenn ich Material aus dem Business bekomme, bitte ich darum oder mache es zur Bedingung, eine PowerPoint-Datei zu bekommen“, sagt er. „Ich bekomme diese Datei und importiere sie.“

Ab da übernehmen die Sprechernotizen die Arbeit. Sie werden zum Skript für den KI-Avatar – das heißt, die Fachperson, die die Präsentation erstellt hat, schreibt auch gleich den Sprechertext. Früher war dieser Schritt Handarbeit. „In letzter Zeit läuft vieles automatisch, weil das Tool auch die Sprechernotizen erkennt“, sagt Paul-Pierre. „Am Anfang habe ich die Sprechernotizen den Avataren manuell eingegeben.“

Mit dem, was die KI aus diesen Notizen macht, ist er sehr zufrieden – auch bei Präsentationen, die ganz ohne Notizen ankommen. „Sie passt ihn an, und die Qualität ist super. Es gibt keinen Nachteil“, sagt er. „Wenn keine Sprechernotizen drin sind, erstellt sie selbst etwas, und das ist wirklich sehr hilfreich.“

Ein komplettes Videoprojekt dauert jetzt etwa einen halben Tag, 50 % weniger als vorher, und eine Aktualisierung nur Minuten.

Der halbe Tag steckt in dem Teil, den Paul-Pierre noch von Hand macht: der Animation. „Ein bisschen was ist zu tun, im Grunde die Schnittarbeit“, sagt er. „Aber für ein Projekt brauche ich einen halben Tag, und dann ist es fertig.“ Kameras oder komplexe Schnittsoftware braucht das Team nicht mehr.

Bei der Pflege hat sich sogar noch mehr verändert als bei der Produktion. Kleine inhaltliche Änderungen bedeuteten früher, eine ganze Videosequenz neu aufzunehmen. Mit der in EasyVideo integrierten Text-to-Speech-Funktion ändert Paul-Pierre heute einfach das Skript und veröffentlicht innerhalb von Minuten neu. So lassen sich Lerninhalte aktualisieren, sobald sich Prozesse ändern.

Über 40 Videos hat er bisher erstellt, und er hält sie bewusst kurz, statt eine lange Sequenz zu bauen. Die Rückmeldungen der Lernenden sind eindeutig. Auf die Frage, ob es auch kritisches Feedback gab, antwortet er klar: „Nein, nein, das Feedback war durchweg positiv, ohne Ausnahme.“

Mach so viel wie möglich vorab in PowerPoint – danach geht der Aufbau schnell. Gefragt, was er Einsteiger*innen in EasyVideo raten würde, hatte Paul-Pierre ein paar klare Tipps.

1. Halte die Ausgangsdatei einfach. Was er in PowerPoint vorbereiten kann, bereitet er dort vor. „Halte es einfach. Mach so viel wie möglich in PowerPoint, bevor du importierst“, sagt er.

2. Teile den Folientext in einzelne Blöcke auf. Nur so können Zeilen nacheinander erscheinen, im Takt des Sprechertexts. „Der Text auf den Folien muss in einzelnen Blöcken kommen“, erklärt Paul-Pierre. „Wenn alles auf einmal importiert wird, der ganze Text einer Folie in einem Block, dann dauert es, einzelne Zeilen einzublenden.“

3. Speichere komplexe Grafiken als Bilder. So bekommt er auf jeder Folie ein verlässliches Ergebnis. „Wichtig ist auch, komplexe Grafiken als Bilder abzuspeichern“, sagt er, „vor allem, wenn Formen mit abgerundeten Ecken verwendet werden oder was PowerPoint sonst so alles hergibt.“

4. Leg vorher fest, was animiert werden soll. Diese Entscheidung prägt alles Weitere. „Entscheidend ist, ein bisschen vorauszudenken, was man animieren will und was nicht“, sagt er.

Die Vorbereitung hat einen Zweck: Sie ermöglicht es ihm, den Text auf der Folie Zeile für Zeile einzublenden, während der Avatar spricht. „Ich habe den Anspruch, die Dinge ein bisschen zu animieren, sodass die Folie zusammen mit dem Sprecher aufgebaut wird“, sagt er. „Wenn der Avatar etwas erwähnt, erscheint der entsprechende Text auf der Folie – so wird wirklich visualisiert, was gesagt wird.“

So natürlich, dass sie für Paul-Pierre die größte Überraschung waren – gerade im Vergleich zu älteren Tools, die er kennt.

„Vor allem im Vergleich mit anderen Tools oder mit Tools, die etwas älter sind“, sagt er. „Es ist auffallend, wie natürlich die Sprache rüberkommt und wie authentisch diese Avatare aussehen. Man merkt zwar noch, dass es Avatare sind, aber die Qualität ist wirklich gut.“ Erst kürzlich war er auf ein anderes Tool gestoßen, bei dem die Sprache sehr mechanisch klang – das hat den Vergleich noch geschärft.

Was er nicht erwartet hatte: wie viel Kontrolle er über die Sprechweise hat. „Mit diesem Tool kann man auch mit Satzzeichen spielen, mit Kommas, Punkten, Ausrufezeichen, Fragezeichen, und so die Intonation ein bisschen steuern. Das ist super“, sagt er. Ein Komma sorgt für eine Pause, ein Fragezeichen hebt das Satzende an, und der Sprechertext klingt näher daran, wie ein Mensch es tatsächlich sagen würde.

Ein Detail, das er nie gezielt getestet hatte, funktioniert ebenfalls. Die deutsche Geschäftssprache steckt voller Abkürzungen und englischer Begriffe, und beides kommt korrekt heraus. „Es funktioniert auch mit Abkürzungen. Anglizismen im Deutschen“, sagt er. „Das ist wirklich stark.“ Für ein Unternehmen, das auf Deutsch, Französisch und Italienisch schult, sind natürliche Stimmen in jeder Sprache genauso wichtig wie die Avatare selbst.

Im Onboarding, in Qualitäts- und ISO-Schulungen, zur Vorbereitung auf Präsenzseminare und immer dann, wenn ein neuer Prozess schnell viele Menschen erreichen muss.

Onboarding ist das eine Thema, das irgendwann alle erreicht, denn neue Mitarbeitende kommen laufend dazu und alle brauchen dieselben Grundlagen. Die meisten anderen Inhalte gehen an eine kleinere Gruppe. „Die Population liegt bei etwa 6.000“, sagt Paul-Pierre. „Es gibt Themen, die nur eine bestimmte Gruppe betreffen. Bei den Projektleitenden zum Beispiel sind es etwa 600.“

Bei Qualitäts- und ISO-Schulungen zählt eine nachvollziehbare Dokumentation genauso viel wie der Inhalt. Diese Kurse laufen über das LMS des Unternehmens, sodass Teilnahme und Abschluss zuverlässig erfasst werden.

Der Einsatzbereich, den Paul-Pierre zuletzt ausgebaut hat, ist die Vorbereitung auf Präsenzschulungen. Die Lernenden erarbeiten sich die Grundlagen vorab per Video und kommen so mit den Kernkonzepten vertraut ins Seminar. Das schafft Zeit vor Ort für Diskussion, Austausch, Übung und Reflexion – genau dort, wo Lernen wirklich hängen bleibt.

Video bringt außerdem neue Prozesse und Standards schnell zu großen Gruppen. Ein gutes Beispiel bei Equans Schweiz ist eine Schulung zu Verkaufsgrundlagen für technisches Personal, das nicht vom Fach Verkauf ist.

Lernende können Inhalte gleichzeitig hören und sehen, statt sie nur zu lesen.

Das ist Paul-Pierres zentrales Argument für das Format. Informationen werden erzählt, gezeigt und erklärt – ähnlich wie bei einer guten Präsentation oder einem Gespräch mit einer Lehrperson –, und das Lernerlebnis wird abwechslungsreicher und zugänglicher. Für einen Pädagogen, der 30 Jahre lang Menschen beim Lernen begleitet hat, schließt es die Lücke zwischen einem klassischen E-Learning-Kurs und einem interaktiven Schulungsvideo.

Es braucht aber auch Disziplin. Paul-Pierre hält seine Videos kurz und verteilt Inhalte auf mehrere davon, statt eine lange Sequenz zu bauen, weil er nicht glaubt, dass Lernende bei der langen Version dranbleiben. „Ich habe das Gefühl, es ist wichtig, keine zu langen Sequenzen zu bauen“, sagt er. „Die Aufmerksamkeitsspanne ist massiv gesunken, auch im Zusammenhang mit Social Media und Instagram, wo man einfach durchscrollt, die ersten Sekundenbruchteile von Videos anschaut und dann weiterscrollt. Das ist eine Herausforderung.“

Deshalb verändert sich das Format bei Equans Schweiz laufend. Die Videos werden kürzer, die Kurse enthalten mehr davon, und dank EasyVideo bleiben die Produktionskosten so niedrig, dass Paul-Pierre so lange nachjustieren kann, bis das Lernen funktioniert.

Das Interview mit Paul-Pierre wurde auf Deutsch geführt. Seine Zitate wurden für eine bessere Lesbarkeit leicht bearbeitet.