Cómo Equans Suiza redujo un 50 % el tiempo de producción de vídeos con EasyVideo

Esta entrevista se realizó en alemán. Todas las citas se han traducido al español.

En Equans Suiza, Paul-Pierre Egli es el responsable de formación y desarrollo, y apoya la creación de e-learning para públicos muy diversos dentro de la empresa. Es pedagogo de formación, cuenta con un posgrado en coaching de aprendizaje y lleva unos 30 años en el ámbito educativo, los últimos 10 dedicados a la formación de adultos y al desarrollo de personas.

Esa experiencia le dio una idea muy clara de dónde se queda corto el e-learning clásico. Funciona bien cuando el conocimiento tiene que llegar a personas que están en lugares distintos en momentos distintos, y cuando el contenido debe mantenerse estandarizado. Donde flojea es en la retención, en la transferencia a la práctica diaria y en su fuerte dependencia del texto escrito. El vídeo resuelve buena parte de eso, y por eso Equans Suiza empezó a crear vídeos de formación durante la pandemia. El problema era lo que costaba producir cada vídeo. Se grababa a empleados ante la cámara, el material se editaba a mano y las traducciones llegaban como subtítulos. “Brutalmente laborioso”, dice Paul-Pierre.

Hoy parte de una presentación de PowerPoint en lugar de una cámara. Importa la presentación en EasyVideo, las notas del orador se convierten en la narración de un avatar de IA y dedica aproximadamente medio día a la animación antes de que el vídeo esté listo para un curso. Antes, producir un solo vídeo le llevaba más de una jornada laboral completa. “En los últimos proyectos que hice, todo funcionó de forma automática y aún más rápido”, cuenta. “Y la IA también modifica el texto de las notas del orador. Lo adapta, y la calidad es excelente”.

Equans Suiza grababa a sus propios empleados y editaba el material a mano.

El trabajo con vídeo empezó por un motivo conocido. “Todo esto del vídeo surgió a raíz de la pandemia”, recuerda Paul-Pierre. “Empezamos a producir vídeos para formar a los empleados y, de hecho, pusimos a personas de la empresa delante de la cámara para que presentaran algo, y luego lo montábamos en un programa de edición de vídeo”.

En su momento fue una solución viable. Pero también suponía mucho esfuerzo para un solo vídeo. Producirlo solía llevar más de una jornada laboral completa. La aprobación añadía todavía más tiempo, ya que varias partes interesadas revisaban cada vídeo, y las idas y venidas entre ellas podían alargar los plazos varias semanas.

La traducción sumaba otra capa. Equans Suiza necesita a menudo contenido formativo en alemán, francés e italiano, y los subtítulos eran la única vía disponible. A Paul-Pierre no le convencía el resultado. “Sobre todo las traducciones posteriores, con subtítulos, que tampoco eran lo ideal”, explica. “Porque cuando tienes que leer subtítulos y seguir algo en una diapositiva al mismo tiempo, resulta exigente”.

El mayor obstáculo, sin embargo, era el mantenimiento. El contenido formativo cambia cuando cambia un proceso, y la antigua cadena de producción hacía que eso saliera caro. Una sola frase corregida implicaba una nueva grabación, así que el contenido se quedaba obsoleto antes de poder actualizarlo. En palabras de Paul-Pierre, “cada pequeño cambio era una auténtica odisea”.

Pide el material de partida como presentación de PowerPoint, la importa en EasyVideo y deja que las notas del orador generen la narración.

La mayor parte del conocimiento que convierte en formación ya existe en algún lugar de la empresa, y normalmente en forma de diapositivas. Así que convirtió el formato de archivo en parte del acuerdo. “Cuando recibo materiales de las áreas de negocio, pido, o pongo como condición, que me los envíen en un archivo de PowerPoint”, cuenta. “Recibo ese archivo y lo importo”.

A partir de ahí, las notas del orador hacen el trabajo. Se convierten en el guion del avatar de IA, lo que significa que el experto en la materia que creó la presentación también escribe la narración. Antes, ese paso era manual. “Últimamente mucho de esto ocurre de forma automática, porque la herramienta también reconoce las notas del orador”, explica Paul-Pierre. “Al principio, introducía manualmente las notas del orador en los avatares”.

Está muy satisfecho con lo que hace la IA con esas notas, incluso en las presentaciones que llegan sin ellas. “Lo adapta, y la calidad es excelente. No tiene ningún inconveniente”, dice. “Si no hay notas del orador, genera algo por sí misma, y eso resulta realmente útil”.

Un proyecto de vídeo completo lleva ahora alrededor de medio día, un 50 % menos que antes, y una actualización, solo minutos.

Ese medio día corresponde a la parte que Paul-Pierre sigue haciendo a mano: la animación. “Hay algo de trabajo, básicamente la edición”, explica. “Pero en un proyecto dedico medio día y ya está listo”. Ya no necesitan cámaras ni software de edición complejo.

El mantenimiento cambió todavía más que la producción. Antes, una pequeña modificación del contenido suponía volver a grabar toda una secuencia de vídeo. Con la función de texto a voz integrada en EasyVideo, Paul-Pierre ahora hace el cambio en el guion y vuelve a publicar en cuestión de minutos. El contenido formativo puede actualizarse al ritmo que cambian los procesos.

Hasta ahora ha creado más de 40 vídeos, y los mantiene cortos en lugar de crear una única secuencia larga. La respuesta de los alumnos ha sido unánime. Cuando le preguntamos si había recibido alguna crítica, lo tuvo claro: “No, no, las opiniones han sido positivas en todos los sentidos, sin excepción”.

Haz todo lo que puedas primero en PowerPoint, y a partir de ahí la creación será rápida. Cuando le preguntamos qué le diría a alguien que empieza con EasyVideo, Paul-Pierre tenía varios consejos muy claros.

1. Mantén el archivo de origen sencillo. Lo que puede preparar en PowerPoint, lo prepara allí. “Hazlo sencillo. Haz todo lo que puedas en PowerPoint antes de importar”, dice.

2. Divide el texto de las diapositivas en bloques separados. Así las líneas pueden aparecer de una en una, al ritmo de la narración. “El texto de las diapositivas tiene que venir en bloques individuales”, explica Paul-Pierre. “Si se importa todo de golpe, todo el texto de una diapositiva en un solo bloque, luego cuesta tiempo hacer aparecer las líneas una a una”.

3. Guarda los gráficos complejos como imágenes. Los elementos visuales acoplados le dan un resultado previsible en cada diapositiva. “También es importante guardar los gráficos complejos como imágenes”, señala, “sobre todo cuando se usan formas con esquinas redondeadas o cualquier otra cosa que permita PowerPoint”.

4. Decide de antemano qué quieres animar. Esa decisión condiciona todo lo demás. “Lo decisivo es anticipar un poco qué quieres animar y qué no”, afirma.

La preparación tiene un propósito: es lo que le permite mostrar el texto de la diapositiva línea a línea, a medida que habla el avatar. “Me exijo animar un poco las cosas, para que la diapositiva se vaya construyendo junto con quien habla”, cuenta. “Cuando el avatar menciona algo, el texto correspondiente aparece en la diapositiva, de modo que realmente es una visualización de lo que se está diciendo”.

Tan naturales que fueron la mayor sorpresa para Paul-Pierre, que los compara muy favorablemente con herramientas más antiguas que conoce.

“Sobre todo en comparación con otras herramientas, o con herramientas un poco más antiguas”, comenta. “Es impresionante lo natural que suena el habla y lo auténticos que parecen estos avatares. Todavía se nota que son avatares, pero la calidad es realmente buena”. Hace poco se había topado con otra herramienta en la que la voz sonaba muy mecánica, lo que hizo la comparación aún más evidente.

Lo que no esperaba era el control que tendría sobre la locución. “Con esta herramienta también puedes jugar con la puntuación, con comas, puntos, signos de exclamación y de interrogación, y así dirigir un poco la entonación. Es genial”, dice. Una coma crea una pausa, un signo de interrogación eleva el final de la frase y la narración se acerca más a cómo lo diría realmente una persona.

Un detalle que nunca había probado a propósito también resultó funcionar. El lenguaje empresarial alemán está lleno de abreviaturas y términos en inglés, y ambos se pronuncian correctamente. “También funciona con abreviaturas. Con anglicismos dentro del alemán”, explica. “Es muy potente”. Para una empresa que imparte formación en alemán, francés e italiano, contar con voces naturales en cada idioma es tan importante como los propios avatares.

En el onboarding, en la formación sobre calidad e ISO, antes de los seminarios presenciales y siempre que un nuevo proceso tiene que llegar rápidamente a mucha gente.

El onboarding es el único tema que acaba llegando a todo el mundo, ya que se incorporan nuevos empleados continuamente y todos necesitan la misma base. La mayor parte del resto del contenido va dirigida a grupos más reducidos. “La plantilla ronda las 6000 personas”, explica Paul-Pierre. “Hay temas que solo afectan a un grupo concreto. En el caso de los jefes de proyecto, por ejemplo, son unos 600”.

En la formación sobre calidad e ISO, contar con una documentación trazable es tan importante como el propio contenido. Esos cursos se gestionan a través del LMS de la empresa, de modo que la participación y la finalización quedan registradas de forma fiable.

El uso que Paul-Pierre ha ido ampliando es la preparación para la formación presencial. Los alumnos trabajan los fundamentos con un vídeo previo, así que llegan al seminario ya familiarizados con los conceptos clave. Eso libera tiempo en el aula para el debate, el intercambio, la práctica y la reflexión, que es donde el aprendizaje realmente se consolida.

El vídeo también hace llegar nuevos procesos y estándares a grandes grupos con rapidez. Un buen ejemplo en Equans Suiza es una formación sobre fundamentos de ventas para personal técnico que no se dedica a las ventas.

Permite a los alumnos escuchar y ver el contenido al mismo tiempo, en lugar de solo leerlo.

Ese es el argumento central de Paul-Pierre a favor del formato. La información se cuenta, se muestra y se explica, como en una buena presentación o en una conversación con un profesor, y la experiencia de aprendizaje se vuelve más variada y accesible. Para un pedagogo que ha pasado 30 años viendo aprender a las personas, cierra la brecha entre un curso de e-learning clásico y un vídeo de formación interactivo.

También exige disciplina. Paul-Pierre mantiene sus vídeos cortos y reparte el contenido en varios de ellos en lugar de crear una única secuencia larga, porque no cree que los alumnos aguanten la versión larga. “Tengo la sensación de que es importante no crear secuencias demasiado largas”, dice. “La capacidad de atención se ha desplomado, también por las redes sociales e Instagram, donde simplemente vas haciendo scroll, ves los primeros instantes de los vídeos y sigues deslizando. Es todo un reto”.

Por eso, el formato no deja de evolucionar en Equans Suiza. Los vídeos son cada vez más cortos, los cursos incluyen más de ellos y, gracias a EasyVideo, el coste de producción se mantiene lo bastante bajo como para que Paul-Pierre pueda seguir ajustando hasta que el aprendizaje funcione.

La entrevista con Paul-Pierre se realizó en alemán. Sus citas se han traducido al español, con ligeras ediciones para facilitar la lectura.