Hoe Equans Zwitserland de productietijd van video's halveerde met EasyVideo

Dit interview is in het Duits afgenomen. Alle citaten zijn vertaald naar het Nederlands.

Bij Equans Zwitserland is Paul-Pierre Egli verantwoordelijk voor learning & development. Hij ondersteunt de ontwikkeling van e-learning voor uiteenlopende doelgroepen binnen het bedrijf. Hij is opgeleid als pedagoog, heeft een postdoctorale opleiding in leercoaching en werkt al zo’n 30 jaar in het onderwijs, waarvan de laatste 10 jaar in volwasseneneducatie en talentontwikkeling.

Die ervaring gaf hem een scherp beeld van waar klassieke e-learning tekortschiet. Het werkt goed als kennis mensen moet bereiken die op verschillende plekken en tijden werken, en als content gestandaardiseerd moet blijven. Waar het op vastloopt: kennis vasthouden, de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk en de sterke afhankelijkheid van geschreven tekst. Video lost daar veel van op. Daarom begon Equans Zwitserland tijdens corona met trainingsvideo’s. Alleen kostte elke video veel te veel moeite. Medewerkers werden gefilmd, de beelden handmatig gemonteerd en vertalingen kwamen er achteraf als ondertiteling bij. “Ontzettend tijdrovend,” zegt Paul-Pierre.

Tegenwoordig begint hij met een PowerPoint-presentatie in plaats van een camera. Hij importeert de presentatie in EasyVideo, de sprekersnotities worden de voice-over voor een AI-avatar, en na zo’n halve dag animeren is de video klaar voor een cursus. Vroeger kostte één video hem meer dan een volledige werkdag. “Bij mijn laatste projecten ging alles automatisch, en zelfs nog sneller,” vertelt hij. “En de AI past ook de tekst in de sprekersnotities aan. Hij herschrijft die, en de kwaliteit is top.”

Equans Zwitserland filmde eigen medewerkers en monteerde de beelden met de hand.

De stap naar video had een bekende aanleiding. “Dat hele videoverhaal ontstond tijdens corona,” vertelt Paul-Pierre. “We begonnen video’s te maken om medewerkers te trainen. We zetten echt collega’s voor de camera die iets presenteerden, en monteerden dat vervolgens in een videobewerkingsprogramma.”

Destijds een werkbare oplossing, maar wel veel werk voor één video. Eén video maken kostte meestal meer dan een volledige werkdag. Daarna kwam de goedkeuring nog: meerdere stakeholders keken elke video na, en al dat heen-en-weer kon de planning weken vertragen.

Vertalen maakte het nog complexer. Equans Zwitserland heeft trainingscontent vaak in het Duits, Frans en Italiaans nodig, en ondertiteling was de enige optie. Paul-Pierre was niet overtuigd van het resultaat. “Vooral de vertalingen achteraf, met ondertitels, dat was ook niet echt ideaal,” zegt hij. “Want als je tegelijk ondertitels moet lezen en iets op een slide moet volgen, is dat behoorlijk veeleisend.”

Het grootste knelpunt was onderhoud. Trainingscontent verandert zodra een proces verandert, en de oude productieketen maakte dat duur. Eén verbeterde zin betekende een nieuwe opname, dus content verouderde sneller dan je hem kon bijwerken. Paul-Pierre zegt het zo: “Elke kleine wijziging was een enorme klus.”

Hij vraagt het bronmateriaal op als PowerPoint-presentatie, importeert die in EasyVideo en laat de sprekersnotities de voice-over bepalen.

De meeste kennis die hij omzet in trainingen bestaat al ergens in het bedrijf, meestal in de vorm van slides. Dus maakte hij het bestandsformaat onderdeel van de afspraak. “Als ik materiaal uit de business krijg, vraag ik om een PowerPoint-bestand, of ik stel het als voorwaarde,” zegt hij. “Ik krijg dat bestand en importeer het.”

Vanaf dat moment doen de sprekersnotities het werk. Ze worden het script voor de AI-avatar. De vakexpert die de presentatie maakte, schrijft dus meteen ook de voice-over. Vroeger was dat handwerk. “Tegenwoordig gaat veel automatisch, omdat de tool ook de sprekersnotities herkent,” vertelt Paul-Pierre. “In het begin voerde ik de sprekersnotities handmatig in bij de avatars.”

Hij is erg tevreden over wat de AI met die notities doet, ook bij presentaties zonder notities. “Hij herschrijft ze, en de kwaliteit is top. Er zit geen nadeel aan,” zegt hij. “Staan er geen sprekersnotities in, dan maakt hij zelf iets. En dat is echt heel handig.”

Een volledig videoproject kost nu ongeveer een halve dag, 50% minder dan voorheen, en een update maar een paar minuten.

Die halve dag gaat naar het deel dat Paul-Pierre nog met de hand doet: de animatie. “Er is wat werk aan, eigenlijk vooral de montage,” zegt hij. “Maar voor een project ben ik een halve dag bezig en dan is het klaar.” Camera’s of complexe montagesoftware zijn niet meer nodig.

Onderhoud veranderde nog meer dan productie. Kleine inhoudelijke aanpassingen betekenden vroeger dat een hele videosequentie opnieuw opgenomen moest worden. Met de ingebouwde tekst-naar-spraakfunctie van EasyVideo past Paul-Pierre nu gewoon het script aan en publiceert hij binnen enkele minuten opnieuw. Zo houdt de leercontent gelijke tred met veranderende processen.

Hij heeft inmiddels al 40+ video’s gemaakt, en houdt ze bewust kort in plaats van één lange sequentie te bouwen. De reacties van cursisten zijn eenduidig. Op de vraag of er ook kritische feedback was, is hij duidelijk: “Nee, nee, de feedback is over de hele linie positief, zonder uitzondering.”

Doe zoveel mogelijk vooraf in PowerPoint, dan gaat de rest snel. Gevraagd naar zijn advies voor iemand die net met EasyVideo begint, had Paul-Pierre een paar heldere tips.

1. Houd het bronbestand simpel. Wat hij in PowerPoint kan voorbereiden, bereidt hij daar voor. “Houd het simpel. Doe zoveel mogelijk in PowerPoint voordat je importeert,” zegt hij.

2. Splits slidetekst op in losse blokken. Zo kunnen regels één voor één verschijnen, in de maat van de voice-over. “De tekst op de slides moet in losse blokken staan,” legt Paul-Pierre uit. “Wordt alles in één keer geïmporteerd, alle tekst van een slide in één blok, dan kost het tijd om de regels afzonderlijk in te laten faden.”

3. Sla complexe graphics op als afbeelding. Zo krijgt hij op elke slide een voorspelbaar resultaat. “Het is ook belangrijk om complexe graphics als afbeelding op te slaan,” zegt hij, “vooral als je vormen gebruikt met afgeronde hoeken of wat PowerPoint nog meer mogelijk maakt.”

4. Bepaal vooraf wat er moet animeren. Die keuze stuurt al het andere. “Het belangrijkste is om een beetje vooruit te denken: wat wil je animeren en wat niet,” zegt hij.

Die voorbereiding is bewust: daardoor kan hij de tekst op de slide regel voor regel laten verschijnen terwijl de avatar praat. “Ik stel mezelf de eis om dingen een beetje te animeren, zodat de slide samen met de spreker wordt opgebouwd,” zegt hij. “Als de avatar iets noemt, verschijnt de bijbehorende tekst op de slide. Zo visualiseer je echt wat er gezegd wordt.”

Zo natuurlijk dat ze voor Paul-Pierre de grootste verrassing waren. Hij vindt ze een flinke stap vooruit ten opzichte van oudere tools die hij kent.

“Vooral in vergelijking met andere tools, of met tools die wat ouder zijn,” zegt hij. “Het valt echt op hoe natuurlijk de spraak overkomt en hoe authentiek die avatars eruitzien. Je ziet nog wel dat het avatars zijn, maar de kwaliteit is echt goed.” Kort daarvoor was hij een andere tool tegengekomen waarin de spraak heel mechanisch klonk, wat het verschil nog duidelijker maakte.

Wat hij niet had verwacht: hoeveel controle hij heeft over de voordracht. “Met deze tool kun je ook spelen met leestekens, met komma’s, punten, uitroeptekens, vraagtekens, en zo de intonatie een beetje sturen. Dat is top,” zegt hij. Een komma zorgt voor een pauze, een vraagteken laat de zin omhoog eindigen, en de voice-over klinkt meer zoals een mens het echt zou zeggen.

Ook een detail dat hij nooit bewust had getest, bleek te werken. Duitse zakentaal zit vol afkortingen en Engelse termen, en beide worden correct uitgesproken. “Het werkt ook met afkortingen. Anglicismen in het Duits,” zegt hij. “Echt sterk.” Voor een bedrijf dat traint in het Duits, Frans en Italiaans zijn natuurlijke stemmen in elke taal net zo belangrijk als de avatars zelf.

Bij onboarding, in kwaliteits- en ISO-trainingen, ter voorbereiding op klassikale seminars en overal waar een nieuw proces snel veel mensen moet bereiken.

Onboarding is het enige onderwerp dat uiteindelijk iedereen bereikt: er komen continu nieuwe medewerkers bij, en die hebben allemaal dezelfde basis nodig. De meeste andere content is voor een kleinere groep. “We hebben het over zo’n 6.000 mensen,” zegt Paul-Pierre. “Er zijn onderwerpen die alleen een bepaalde groep raken. Bij de projectleiders gaat het bijvoorbeeld om zo’n 600.”

Bij kwaliteits- en ISO-trainingen telt aantoonbare documentatie net zo zwaar als de inhoud. Die cursussen lopen via het LMS van het bedrijf, zodat deelname en afronding betrouwbaar worden vastgelegd.

De toepassing die Paul-Pierre steeds verder uitbouwt, is de voorbereiding op klassikale trainingen. Cursisten nemen de basis vooraf door via een video en komen zo al vertrouwd met de kernbegrippen het seminar binnen. Dat maakt tijd vrij in de zaal voor discussie, uitwisseling, oefening en reflectie: precies waar leren echt blijft hangen.

Video brengt bovendien nieuwe processen en standaarden snel bij grote groepen. Een mooi voorbeeld bij Equans Zwitserland is een training in verkoopbasics voor technisch personeel dat van huis uit geen verkoper is.

Cursisten horen en zien de content tegelijk, in plaats van die alleen te lezen.

Dat is Paul-Pierres belangrijkste argument voor het format. Informatie wordt verteld, getoond en uitgelegd, net als bij een goede presentatie of een gesprek met een docent. Zo wordt de leerervaring gevarieerder en toegankelijker. Voor een pedagoog die 30 jaar lang mensen heeft zien leren, overbrugt het de kloof tussen een klassieke e-learningcursus en een interactieve trainingsvideo.

Het vraagt ook discipline. Paul-Pierre houdt zijn video’s kort en verdeelt content over meerdere video’s in plaats van één lange sequentie te bouwen, omdat hij niet gelooft dat cursisten een lange versie uitkijken. “Ik heb het gevoel dat het belangrijk is om geen te lange sequenties te maken,” zegt hij. “De aandachtsspanne is enorm gekelderd, ook door social media en Instagram, waar je gewoon doorscrolt, de eerste fracties van video’s bekijkt en dan weer verder scrolt. Dat is een uitdaging.”

Het format blijft bij Equans Zwitserland dus in beweging. De video’s worden korter, de cursussen bevatten er meer, en dankzij EasyVideo blijven de productiekosten zo laag dat Paul-Pierre kan blijven bijsturen tot het leren werkt.

Paul-Pierre is in het Duits geïnterviewd. Zijn citaten zijn vertaald naar het Nederlands en licht bewerkt voor de leesbaarheid.