Wie GFT die Kurserstellung 8-mal schneller gemacht und Lernen auf 20 Länder ausgeweitet hat

Mit Standorten in 20 Ländern und fast 40 % der Belegschaft in Brasilien brauchte GFT eine Möglichkeit, unternehmensspezifische Schulungen im großen Maßstab bereitzustellen – für Menschen im Homeoffice, bei Kund*innen vor Ort und in ganz unterschiedlichen Sprachen und Kulturen.

Vor Easygenerator erstellte das L&D-Team rund 10 Kurse pro Jahr, mit PDFs, PowerPoint-Präsentationen und Live-Schulungen. Übersetzungen erfolgten manuell und uneinheitlich, und die Kurserstellung war langsam.

Heute umfasst die Bibliothek von GFT 348 Kurse. Die Kurserstellung dauert statt 5 Tagen nur noch 5 Stunden. Dank EasyTranslate erscheint jeder Kurs in mindestens 6 Sprachen. Und das Team ist nicht mehr auf externe Anbieter angewiesen, die bis zu 5.000 € für einen einzigen 20-minütigen E-Learning-Kurs berechneten.

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, bringt es auf den Punkt: „Weil wir unsere Kurse intern entwickeln, sind wir weniger auf externe Anbieter angewiesen. So sparen wir Zeit und Kosten und arbeiten gleichzeitig effizienter.“

Wanderley kam vor etwa 4,5 Jahren zu GFT Brasilien – mit einem klaren Auftrag: die L&D-Abteilung von Grund auf aufzubauen. Schon damals wuchs der brasilianische Standort rasant. Heute arbeiten dort fast 40 % aller GFT-Mitarbeitenden weltweit, damit ist er der größte Standort des Unternehmens.

Nachdem er gezeigt hatte, was eine eigene L&D-Funktion leisten kann, wechselte Wanderley in eine globale Rolle. Als Global L&D Manager verantwortet er heute Learning und Performance in 20 Ländern, von Brasilien über Kanada und Großbritannien bis Deutschland. Seine Aufgabe: die lokalen HR-Teams beraten und sie befähigen, in ihren eigenen Regionen Schulungen zu erstellen und durchzuführen.

Eine große Aufgabe – und wirklich komplex wird sie durch die Vielfalt. „Das Schwierigste in meinem Bereich ist, mehr zuzuhören und weniger zu reden, denn jedes einzelne Land hat ein anderes Arbeitsrecht und eine andere Kultur“, erzählt Wanderley.

Vor Easygenerator sahen Schulungen bei GFT so aus, wie viele L&D-Profis sie aus großen Organisationen kennen: Live-Schulungen, PDF-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen.

Wanderley beschreibt ganz offen, wie das in der Praxis aussah: „Es war ziemlich einfach. Im Grunde eine PDF-Datei, die man durchgehen und bestätigen musste.“

Ohne ein richtiges Authoring-Tool war das Team auf statische Formate angewiesen, durch die sich die Mitarbeitenden passiv durchklicken konnten. „Unser LMS eignet sich gut, um Inhalte zu teilen, aber nicht, um Inhalte zu gestalten. Also hatten wir Live-Kurse, PDF-Dokumente zum Lesen oder auch PowerPoint-Präsentationen zum Lesen. Ich glaube, das war die häufigste Beschwerde über unsere Schulungsprogramme bei GFT“, erinnert sich Wanderley.

Das Ergebnis war absehbar. Das Team erstellte rund 10 Kurse pro Jahr, weil mehr schlicht zu zeitaufwendig war. Übersetzungen in andere Sprachen gab es nur gelegentlich und ohne echten Prozess. „Alles war manuell. Manchmal haben wir ein PDF auf Englisch erstellt und es manuell in andere Sprachen übersetzt“, sagt Wanderley.

Neben der langsamen Produktion waren die Inhalte auch nicht ansprechend genug, damit die Mitarbeitenden die Kurse abschlossen. „Die 2 größten Herausforderungen waren, unsere Inhalte ansprechender zu machen, weil wir Schwierigkeiten hatten, die Leute dazu zu bringen, Kurse abzuschließen – sogar die Pflichtkurse. Und wir leben im KI-Zeitalter, auch hier bei GFT, und wir als HR müssen KI ebenfalls nutzen“, erklärt er.

Dazu kommt die Erwartung, innerhalb von 1 oder 2 Tagen Ergebnisse zu liefern. Geschwindigkeit war kein Nice-to-have mehr, sondern ein Muss.

Die Suche nach einem Authoring-Tool begann in Italien: Irene Golemme aus dem italienischen L&D-Team nahm als Erste Kontakt zu Easygenerator auf und machte Wanderley darauf aufmerksam. Gemeinsam leiteten Wanderley und Irene dann die Evaluierung und verglichen Easygenerator mit anderen Tools.

Laut Wanderley gaben 2 Funktionen den Ausschlag. Die erste war EasyTranslate. Für ihn sind Übersetzungen kein Extra. Jeder Kurs, den er veröffentlicht, muss in mindestens 6 Sprachen erscheinen: Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Italienisch und Deutsch. Damit sind Lateinamerika (rund 60 % der weltweiten GFT-Belegschaft), die großen europäischen Standorte und der kanadische Standort in Québec abgedeckt.

Die zweite war EasyAI. Mit einem kleinen Team musste Wanderley schnell vorankommen, ohne an Qualität einzubüßen. EasyAI machte genau das möglich. „Ich glaube, die wichtigsten Faktoren waren der Preis, EasyAI und EasyTranslate. Zumindest für mich ist EasyTranslate enorm wichtig“, sagt er.

Der Output hat sich enorm verändert. Vor Easygenerator erstellte GFT rund 10 Kurse pro Jahr. Heute umfasst die Bibliothek 348 Kurse.

Genau diesen Vergleich nutzte Wanderley, als er Easygenerator dem internen Lenkungsausschuss von GFT vorstellte. „Früher haben wir etwa 5 Tage gebraucht, um einen Kurs zu erstellen. Jetzt brauchen wir 5 Stunden – wir sind also viel produktiver“, sagt er.

Das hat auch die Beziehung von GFT zu externen Schulungsanbietern verändert. Früher war das Auslagern der Kursproduktion die einzige Möglichkeit, mit der Nachfrage Schritt zu halten. Doch bei bis zu 5.000 € für einen einzigen 20-minütigen E-Learning-Kurs war das teuer und auf Dauer nicht tragbar. „Weil wir unsere Kurse intern entwickeln, sind wir weniger auf externe Anbieter angewiesen. So sparen wir Zeit und Kosten und arbeiten gleichzeitig effizienter“, sagt Wanderley.

Mit der Menge ist auch das Engagement der Lernenden gestiegen. Statt statischer Dokumente nutzen die Mitarbeitenden jetzt Videos, Audio und interaktive Formate. „Sie sind zufriedener, weil die Kurse ansprechender sind. Sie können Videos ansehen und Audio anhören. Ich würde sagen, das ist eine große Verbesserung für unser Unternehmen“, sagt Wanderley.

Für die meisten L&D-Teams ist die Übersetzung eines Kurses in eine andere Sprache ein eigenes Projekt. Für Wanderley sind 6 Sprachen die Grundausstattung jedes Kurses, den er veröffentlicht.

Vor Easygenerator waren Übersetzungen in diesem Umfang schlicht nicht konsistent möglich. Heute macht EasyTranslate sie zum festen Bestandteil des Workflows.

Die portugiesischen Übersetzungen prüft Wanderley als Muttersprachler selbst. Sein Urteil ist eindeutig: „Ich würde sagen, 99 % der Übersetzung ins brasilianische Portugiesisch sind perfekt“, sagt er.

Das Feedback aus anderen Ländern fällt ähnlich aus. „Unsere deutschen und spanischen Kolleg*innen sagen, dass nur kleine Korrekturen nötig sind. Ich finde, die Genauigkeit der Übersetzung ist das Beste an EasyTranslate“, sagt Wanderley. „Mir fällt nichts ein, was mir an EasyTranslate nicht gefällt. Für mich ist es perfekt.“

Wanderley leitet den globalen L&D-Bereich weitgehend allein. Ein Teammitglied kümmert sich um Daten und Reporting, aber Content-Erstellung, Projektkoordination und die Beratung anderer Standorte liegen auf seinen Schultern.

EasyAI ist der perfekte Begleiter für Wanderley. Es hilft ihm, Inhalte schneller zu produzieren und Wissenslücken zu schließen, wenn er außerhalb seines Fachgebiets arbeitet.

„EasyAI hilft uns, Inhalte effizienter zu gestalten, und unterstützt uns in Bereichen, in denen zusätzliches Wissen gefragt ist“, erklärt Wanderley.

Er hat seinen eigenen Workflow entwickelt: Mit EasyAI erstellt er eine Kursstruktur und gleicht das Ergebnis anschließend mit Copilot als zweite Meinung ab.

Auch mit dem Course Builder hat er gute Erfahrungen gemacht. „Ich habe ein Word-Dokument hochgeladen und Easygenerator gebeten, einen kompletten Kurs zu erstellen. Das war sehr gut. Ich habe fast nichts geändert. Ich habe ihn an meine Kollegin in Großbritannien geschickt und sie gebeten, ihn sich anzusehen“, sagt er. „Ich glaube, das ist das Wirkungsvollste in unserer täglichen Arbeit: EasyAI.“

Über die Kurserstellung hinaus hat KI auch verändert, wie Wanderley seine eigene Rolle sieht. Weil die zeitaufwendigen Teile der Produktion schneller erledigt sind, bleibt mehr Raum für Arbeit, die menschliches Urteilsvermögen erfordert. „KI kann uns produktiver machen und ermöglicht es uns, uns auf das zu konzentrieren, was Menschen besser können: Beziehungen. Ich habe mehr Zeit, über den Prozess, das Projekt und die Umsetzung nachzudenken“, sagt er.

Der Rollout geht weiter. GFT bindet aktiv weitere Länder in sein Easygenerator-Setup ein. Kanada, Mexiko, Kolumbien und Deutschland sind gerade dabei, dazuzukommen.

Auch innerhalb der internen Struktur von GFT hat Easygenerator an Bedeutung gewonnen. Die Plattform gehört jetzt zum erweiterten KI-Tool-Portfolio von GFT – ein Zeichen dafür, wie zentral sie für die Arbeitsweise des Unternehmens geworden ist.

Für Wanderley haben jetzt Daten Priorität. Er möchte verstehen, wie Mitarbeitende in allen Ländern mit den Kursen ihrer lokalen Teams arbeiten, und diese Erkenntnisse nutzen, um jede Region besser zu unterstützen.

„Ich möchte mehr Informationen sammeln, um zu sehen, wie die Länder Easygenerator nutzen und ob die Mitarbeitenden mit den Inhalten zufrieden sind, die unsere Kolleg*innen gestalten“, sagt er.

Sein Ziel ist es, ein echter L&D-Berater für das globale Netzwerk von GFT zu sein. Und weil Easygenerator immer mehr Produktionsarbeit übernimmt, ist dieser Wandel bereits in vollem Gange.