Comment GFT a créé ses cours 8 fois plus vite et déployé la formation dans 20 pays

Présent dans 20 pays et avec près de 40 % de ses effectifs basés au Brésil, GFT avait besoin d’un moyen de proposer à grande échelle des formations adaptées à l’entreprise à des collaborateurs travaillant à domicile, chez les clients, et dans des langues et des cultures très différentes.

Avant Easygenerator, l’équipe L&D créait environ 10 cours par an à l’aide de PDF, de présentations PowerPoint et de sessions de formation en direct ; la traduction était manuelle et irrégulière, et la création de cours était lente.

Aujourd’hui, la bibliothèque de GFT compte 348 cours. La création d’un cours est passée de 5 jours à 5 heures. Grâce à EasyTranslate, chaque cours est publié dans au moins 6 langues. Et l’équipe ne dépend plus de prestataires externes qui facturaient jusqu’à 5 000 € pour un seul module e-learning de 20 minutes.

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, le résume simplement : « En concevant nos cours en interne, nous dépendons moins de prestataires externes, ce qui nous fait gagner du temps et de l’argent tout en améliorant notre efficacité. »

Wanderley a rejoint GFT Brésil il y a environ 4,5 ans avec une mission claire : créer le service L&D de toutes pièces. À l’époque, le bureau brésilien connaissait déjà une croissance rapide. Aujourd’hui, il représente près de 40 % de l’ensemble des collaborateurs de GFT dans le monde, ce qui en fait la plus grande implantation de l’entreprise.

Après avoir démontré ce qu’une fonction L&D dédiée pouvait apporter, Wanderley a pris un poste à l’échelle mondiale. En tant que Global L&D Manager, il est aujourd’hui responsable de la formation et de la performance dans 20 pays, du Brésil au Canada, en passant par le Royaume-Uni et l’Allemagne. Son rôle : conseiller les équipes RH locales et les aider à développer leur capacité à créer et à animer des formations dans leurs propres régions.

C’est une lourde tâche, et ce qui la rend vraiment complexe, c’est la diversité. « Le plus difficile dans mon domaine, c’est d’écouter davantage et de parler moins, car chaque pays a un droit du travail et une culture différents », confie Wanderley.

Avant Easygenerator, la formation chez GFT ressemblait à ce que connaissent bien des professionnels L&D ayant travaillé dans de grandes organisations : sessions de formation en direct, documents PDF et présentations PowerPoint.

Wanderley ne mâche pas ses mots sur ce que cela donnait en pratique : « C’était assez basique. En gros, un fichier PDF qu’il fallait parcourir et valider. »

Faute d’un véritable outil de création, l’équipe devait s’appuyer sur des formats statiques que les collaborateurs pouvaient faire défiler sans vraiment s’impliquer. « Notre LMS est très bien pour partager nos contenus, mais pas pour les concevoir. Nous avions donc des cours en direct, des documents PDF à lire ou encore des présentations PowerPoint à lire. Je pense que c’était la critique la plus fréquente à l’égard de nos programmes de formation chez GFT », se souvient Wanderley.

Le résultat était prévisible. L’équipe créait une dizaine de cours par an, car en produire davantage prenait tout simplement trop de temps. La traduction dans d’autres langues était occasionnelle et sans véritable processus. « Tout était manuel. Parfois, nous créions un PDF en anglais et le traduisions manuellement dans d’autres langues », explique Wanderley.

En plus d’une production lente, les contenus n’étaient pas assez engageants pour que les collaborateurs terminent les cours. « Nos 2 plus grands défis étaient de rendre nos contenus plus engageants, parce que nous avions du mal à faire terminer les cours, même les cours obligatoires. Et nous sommes à l’ère de l’IA, y compris ici chez GFT, et nous, les RH, devons aussi nous approprier l’IA », explique-t-il.

À cela s’ajoute l’attente de résultats sous 1 ou 2 jours. La rapidité n’était plus un simple plus, elle était devenue indispensable.

La recherche d’un outil de création a commencé en Italie : Irene Golemme, de l’équipe L&D italienne, a été la première à contacter Easygenerator et l’a présenté à Wanderley. Wanderley et Irene ont ensuite mené l’évaluation en comparant Easygenerator à d’autres outils.

Selon Wanderley, 2 fonctionnalités ont fait toute la différence. La première : EasyTranslate. Pour lui, la traduction n’est pas optionnelle. Chaque cours qu’il publie doit être disponible dans au moins 6 langues : anglais, espagnol, portugais, français, italien et allemand. Cela couvre l’Amérique latine (qui représente environ 60 % des effectifs mondiaux de GFT), les principaux bureaux européens et le bureau canadien au Québec.

La seconde : EasyAI. Avec une petite équipe, Wanderley devait avancer vite sans sacrifier la qualité. EasyAI lui a permis de le faire. « Je pense que les facteurs les plus importants ont été le prix, EasyAI et EasyTranslate. Pour moi en tout cas, EasyTranslate est vraiment essentiel », explique-t-il.

La production a changé du tout au tout. Avant Easygenerator, GFT créait une dizaine de cours par an. Aujourd’hui, la bibliothèque en compte 348.

Wanderley a utilisé exactement cette comparaison pour présenter Easygenerator au comité de pilotage interne de GFT. « Avant, il nous fallait environ 5 jours pour créer un cours. Maintenant, il nous faut 5 heures : nous sommes donc beaucoup plus productifs », explique-t-il.

Ce changement a aussi transformé la relation de GFT avec les prestataires de formation externes. Auparavant, externaliser la production de cours était le seul moyen de suivre la demande. Mais à raison de 5 000 € maximum pour un seul module e-learning de 20 minutes, c’était coûteux et intenable. « En concevant nos cours en interne, nous dépendons moins de prestataires externes, ce qui nous fait gagner du temps et de l’argent tout en améliorant notre efficacité », affirme Wanderley.

L’engagement des apprenants a progressé en même temps que le volume. Les collaborateurs utilisent désormais des vidéos, de l’audio et des formats interactifs au lieu de documents statiques. « Ils sont plus satisfaits parce que les cours sont plus engageants. Ils peuvent regarder des vidéos et écouter de l’audio. Je dirais que c’est une grande amélioration pour notre entreprise », souligne Wanderley.

Pour la plupart des équipes L&D, traduire un cours dans une autre langue est un projet à part entière. Pour Wanderley, 6 langues constituent le minimum pour chaque cours qu’il publie.

Avant Easygenerator, traduire à cette échelle de manière cohérente était tout simplement impossible. Aujourd’hui, EasyTranslate en fait une étape standard du processus.

Wanderley relit lui-même les traductions en portugais, sa langue maternelle. Son verdict est sans appel : « Je dirais que 99 % de la traduction en portugais du Brésil est parfaite », affirme-t-il.

Les retours des autres pays vont dans le même sens. « Nos collègues allemands et espagnols disent qu’il n’y a que de petites corrections à apporter. Je pense que la précision de la traduction est ce qu’il y a de mieux dans EasyTranslate », explique Wanderley. « Je ne vois rien que je n’aime pas dans EasyTranslate. Pour moi, c’est parfait. »

Wanderley pilote le L&D mondial en grande partie seul. Un collègue s’occupe des données et du reporting, mais la création de contenus, la coordination des projets et le conseil aux autres bureaux reposent entièrement sur ses épaules.

EasyAI est le compagnon idéal pour Wanderley. L’outil l’aide à produire des contenus plus rapidement et à combler ses lacunes lorsqu’il travaille en dehors de son domaine d’expertise.

« EasyAI nous aide à concevoir des contenus plus efficacement tout en nous apportant un soutien dans les domaines où des connaissances supplémentaires sont nécessaires », explique Wanderley.

Il a mis au point sa propre méthode : il utilise EasyAI pour générer la structure d’un cours, puis compare le résultat avec Copilot pour avoir un second avis.

Il a aussi eu une bonne expérience avec le Course Builder. « J’ai ajouté un document Word et demandé à Easygenerator de créer un cours complet. Le résultat était très bon. Je n’ai presque rien modifié. Je l’ai envoyé à ma collègue au Royaume-Uni pour qu’elle y jette un œil », raconte-t-il. « Je pense que c’est ce qui a le plus d’impact dans notre travail quotidien : EasyAI. »

Au-delà de la création de cours, l’IA a changé la façon dont Wanderley conçoit son propre rôle. Les étapes les plus chronophages de la production étant traitées plus rapidement, il dispose de plus de temps pour les tâches qui demandent un jugement humain. « L’IA peut nous rendre plus productifs et nous permet de nous concentrer sur ce que les êtres humains font de mieux : les relations. J’ai plus de temps pour réfléchir au processus, au projet et à la mise en œuvre », affirme-t-il.

Le déploiement se poursuit. GFT intègre activement de nouveaux pays à son dispositif Easygenerator. Le Canada, le Mexique, la Colombie et l’Allemagne sont en cours d’intégration.

Easygenerator a également gagné en importance dans l’organisation interne de GFT. La plateforme fait désormais partie de l’ensemble plus large des outils d’IA de GFT, signe de la place centrale qu’elle occupe dans la façon de travailler de l’entreprise.

Pour Wanderley, la prochaine priorité, ce sont les données. Il veut comprendre comment les collaborateurs de tous les pays utilisent les cours créés par leurs équipes locales, et s’appuyer sur ces informations pour mieux accompagner chaque région.

« Je veux collecter davantage d’informations pour voir comment les pays utilisent Easygenerator et si les collaborateurs sont satisfaits des contenus que conçoivent nos collègues », explique-t-il.

Son objectif : être un véritable consultant L&D pour le réseau mondial de GFT. Et comme Easygenerator prend en charge une part croissante de la production, cette évolution est déjà en marche.