Hoe GFT 8x sneller cursussen maakt en leren uitrolt in 20 landen

Met vestigingen in 20 landen en bijna 40% van de medewerkers in Brazilië had GFT een manier nodig om op grote schaal trainingen op maat aan te bieden. Aan mensen die thuis werken, bij klanten op locatie, en in heel verschillende talen en culturen.

Vóór Easygenerator maakte het L&D-team zo’n 10 cursussen per jaar, met pdf’s, PowerPoint-presentaties en live trainingen. Vertalen ging handmatig en wisselend, en het maken van cursussen duurde lang.

Nu heeft GFT 348 cursussen in de bibliotheek. Een cursus maken kost geen 5 dagen meer, maar 5 uur. Dankzij EasyTranslate verschijnt elke cursus in minstens 6 talen. En het team is niet meer afhankelijk van externe leveranciers die tot € 5.000 rekenden voor één e-learningcursus van 20 minuten.

Wanderley Ferreira Meirelles, Global L&D Manager, zegt het zonder omwegen: “Omdat we onze cursussen intern ontwikkelen, zijn we minder afhankelijk van externe leveranciers. Dat bespaart tijd en kosten, en we werken efficiënter.”

Wanderley kwam zo’n 4,5 jaar geleden bij GFT Brazilië werken, met een duidelijke missie: de L&D-afdeling vanaf nul opbouwen. Het Braziliaanse kantoor groeide toen al hard. Inmiddels werkt er bijna 40% van alle GFT-medewerkers wereldwijd, waarmee het de grootste vestiging van het bedrijf is.

Nadat hij had laten zien wat een eigen L&D-functie kan opleveren, stapte Wanderley over naar een wereldwijde rol. Als Global L&D Manager is hij nu verantwoordelijk voor leren en performance in 20 landen, van Brazilië tot Canada, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland. Zijn taak: lokale HR-teams adviseren en ze helpen om zelf trainingen te ontwikkelen en te geven in hun eigen regio.

Een flinke klus, en wat het echt complex maakt, is de diversiteit. “Het lastigste in mijn vak is meer luisteren en minder praten, want elk land heeft een ander arbeidsrecht en een andere cultuur,” vertelt Wanderley.

Vóór Easygenerator zagen trainingen bij GFT eruit zoals veel L&D-professionals ze kennen uit grote organisaties: live trainingen, pdf-documenten en PowerPoint-presentaties.

Wanderley is er eerlijk over hoe dat in de praktijk uitpakte: “Het was vrij basic. Eigenlijk gewoon een pdf-bestand dat je moest doornemen en bevestigen.”

Zonder echte auteurstool was het team aangewezen op statische formats waar medewerkers passief doorheen klikten. “Ons LMS is goed om content te delen, maar niet om content te ontwerpen. Dus hadden we live cursussen, pdf-documenten om te lezen of PowerPoint-presentaties, ook om te lezen. Ik denk dat dat de meest gehoorde klacht was over onze trainingsprogramma’s bij GFT,” blikt Wanderley terug.

Het resultaat was voorspelbaar. Het team maakte zo’n 10 cursussen per jaar, omdat meer produceren simpelweg te veel tijd kostte. Vertalingen gebeurden af en toe en zonder echt proces. “Alles ging handmatig. Soms maakten we een pdf in het Engels en vertaalden we die met de hand naar andere talen,” zegt Wanderley.

Naast de trage productie was de content ook niet boeiend genoeg om mensen cursussen te laten afronden. “Onze 2 grootste uitdagingen waren onze content boeiender maken, want het lukte ons maar moeilijk om mensen cursussen te laten afronden, zelfs de verplichte. En we leven in het AI-tijdperk, ook hier bij GFT, en wij als HR moeten AI ook omarmen,” legt hij uit.

Daar komt bij dat er binnen 1 of 2 dagen resultaat wordt verwacht. Snelheid was geen nice-to-have meer, maar een must.

De zoektocht naar een auteurstool begon in Italië: Irene Golemme van het Italiaanse L&D-team legde als eerste contact met Easygenerator en bracht het onder de aandacht van Wanderley. Samen leidden Wanderley en Irene daarna de evaluatie, waarbij ze Easygenerator vergeleken met andere tools.

Volgens Wanderley gaven 2 functies de doorslag. De eerste was EasyTranslate. Voor hem is vertalen geen optie, maar een must. Elke cursus die hij publiceert, moet in minstens 6 talen verschijnen: Engels, Spaans, Portugees, Frans, Italiaans en Duits. Daarmee zijn Latijns-Amerika (goed voor zo’n 60% van de wereldwijde GFT-medewerkers), de grote Europese kantoren en het Canadese kantoor in Quebec gedekt.

De tweede was EasyAI. Met een klein team moest Wanderley snel schakelen zonder in te leveren op kwaliteit. EasyAI maakte dat mogelijk. “Ik denk dat de belangrijkste factoren de prijs, EasyAI en EasyTranslate waren. Voor mij is EasyTranslate in elk geval enorm belangrijk,” zegt hij.

De output is enorm veranderd. Vóór Easygenerator maakte GFT zo’n 10 cursussen per jaar. Nu staan er 348 cursussen in de bibliotheek.

Wanderley gebruikte precies deze vergelijking toen hij Easygenerator presenteerde aan de interne stuurgroep van GFT. “Vroeger waren we zo’n 5 dagen bezig met het maken van een cursus. Nu is dat 5 uur, dus we zijn veel productiever,” zegt hij.

Dat veranderde ook de relatie van GFT met externe trainingsleveranciers. Vroeger was uitbesteden de enige manier om de vraag bij te benen. Maar met prijzen tot € 5.000 voor één e-learningcursus van 20 minuten was dat duur en niet vol te houden. “Omdat we onze cursussen intern ontwikkelen, zijn we minder afhankelijk van externe leveranciers. Dat bespaart tijd en kosten, en we werken efficiënter,” zegt Wanderley.

Met het volume groeide ook de betrokkenheid van cursisten. Medewerkers werken nu met video, audio en interactieve formats in plaats van statische documenten. “Ze zijn tevredener, omdat de cursussen boeiender zijn. Ze kunnen video’s kijken en naar audio luisteren. Ik zou zeggen dat het een flinke verbetering is voor ons bedrijf,” zegt Wanderley.

Voor de meeste L&D-teams is het vertalen van een cursus naar een andere taal een project op zich. Voor Wanderley zijn 6 talen het uitgangspunt voor elke cursus die hij publiceert.

Vóór Easygenerator was vertalen op die schaal simpelweg niet consistent haalbaar. Nu maakt EasyTranslate het een standaard onderdeel van de workflow.

Wanderley controleert de Portugese vertalingen zelf, als moedertaalspreker. Zijn oordeel is duidelijk: “Ik zou zeggen dat 99% van de vertaling in het Braziliaans-Portugees perfect is,” zegt hij.

De feedback uit andere landen is vergelijkbaar. “Onze Duitse en Spaanse collega’s zeggen dat er maar kleine correcties nodig zijn. Ik vind de nauwkeurigheid van de vertaling het beste aan EasyTranslate,” zegt Wanderley. “Ik kan niets bedenken wat ik niet goed vind aan EasyTranslate. Voor mij is het perfect.”

Wanderley runt wereldwijd L&D grotendeels in zijn eentje. Hij heeft één collega die zich op data en rapportages richt, maar contentcreatie, projectcoördinatie en het adviseren van andere kantoren komen allemaal op zijn bord.

EasyAI is de perfecte sparringpartner voor Wanderley. Het helpt hem sneller content te maken en kennishiaten op te vullen als hij buiten zijn eigen vakgebied werkt.

“EasyAI helpt ons om efficiënter content te ontwerpen en ondersteunt ons op gebieden waar extra kennis nodig is,” legt Wanderley uit.

Hij heeft zijn eigen werkwijze ontwikkeld. Met EasyAI maakt hij een cursusstructuur, die hij daarna naast Copilot legt voor een second opinion.

Ook met Course Builder heeft hij goede ervaringen. “Ik voegde een Word-document toe en vroeg Easygenerator om er een complete cursus van te maken. Dat ging heel goed. Ik heb bijna niets veranderd. Ik stuurde hem naar mijn collega in het Verenigd Koninkrijk en vroeg haar ernaar te kijken,” vertelt hij. “Ik denk dat dit het meeste impact heeft op ons dagelijkse werk: EasyAI.”

Los van het maken van cursussen heeft AI ook veranderd hoe Wanderley naar zijn eigen rol kijkt. Nu de tijdrovende onderdelen van de productie sneller gaan, heeft hij meer ruimte voor werk dat menselijk inzicht vraagt. “AI kan ons productiever maken en laat ons focussen op waar mensen beter in zijn: relaties. Ik heb meer tijd om na te denken over het proces, het project en de implementatie,” zegt hij.

De uitrol gaat door. GFT voegt actief meer landen toe aan zijn Easygenerator-omgeving. Canada, Mexico, Colombia en Duitsland sluiten binnenkort aan.

Ook binnen de interne organisatie van GFT heeft Easygenerator een belangrijkere plek gekregen. Het platform valt nu onder het bredere pakket AI-tools van GFT, een teken van hoe centraal het is geworden in de manier van werken.

Voor Wanderley is data de volgende prioriteit. Hij wil begrijpen hoe medewerkers in alle landen omgaan met de cursussen die hun lokale teams maken, en die inzichten gebruiken om elke regio beter te ondersteunen.

“Ik wil meer informatie verzamelen om te zien hoe landen Easygenerator gebruiken en of medewerkers tevreden zijn met de content die onze collega’s ontwerpen,” zegt hij.

Zijn doel is een echte L&D-adviseur te zijn voor het wereldwijde netwerk van GFT. En nu Easygenerator steeds meer productiewerk overneemt, is die omslag al in volle gang.